Электронные путевые листы

Введение

Настоящее руководство пользователя на программное обеспечение (далее ПО) “Управление автопарком” версия 1.1. Руководство пользователя содержит описание блока “Электронные путевые листы”, системные требования, принципы взаимодействия пользователя с ПО и указания, необходимые для правильной и безопасной его эксплуатации.

Назначение

Система для управления автопарком предназначена для автоматизации и оптимизации всех аспектов эксплуатации и обслуживания транспортных средств и оборудования. Система является комплексным решением, охватывающим всю деятельность, связанную с управлением автопарка, от учета и мониторинга транспортных средств до планирования и аналитики. Одним из подразделов Системы является “Электронные путевые листы”.

Подготовка к работе

Для начала работы с ПО “Управление автопарком” на автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ) должен быть предустановлен один из предложенных WEB-браузер: Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera с установленными обновлениями не позднее 2020 года.

Роли пользователей

В таблице 1 приведены списки всех пользователей, имеющих доступ к данной подсистеме, а также указано, кто из них имеет право вносить изменения, а кому доступен только просмотр данных.

Таблица 1. Роли сотрудников

Роль	Создание	Редактирование	Чтение	Архивирование
Администратор	Да	Да	Да	Да
Менеджер автопарка	Да	Да	Да	Да
Операционист	Нет	Нет	Да	Нет
Механик	Нет	Да*	Да	Нет
Главный механик	Нет	Да*	Да	Нет
Водитель	Да	Да*	Да	Нет
Кладовщик	Нет	Нет	Нет	Нет
Медработник	Нет	Да*	Да	Нет
Диспетчер	Да	Да	Да	Да
Машинист	Да	Да*	Да	Нет
Подписант	Нет	Да*	Да	Нет

"*" – для ролей “Механик”, “Главный механик”, “Медработник” возможность заполнения только определенных титулов.

Работа с системой “Управление автопарком”

Вход в систему

Прежде чем начать работу в Системе необходимо пройти процедуру авторизации (подробнее см. Руководство пользователя по регистрации). После успешного входа в систему вы окажетесь на главной странице Системы, где будут отображены все доступные модули.

Подраздел “Электронные путевые листы”

Для работы с путевыми листами выберите раздел “Мониторинг” подраздел “Путевые листы”. На рисунке 1 представлен интерфейс, который видят пользователи с ролью “Администратор”, “Менеджер автопарка” и “Диспетчер”.

Рисунок 1 — Подраздел “Путевые листы”

На рисунке 2 представлен интерфейс, который видят пользователи с ролью “Механик”, “Главный механик”, “Подписант”, “Операционист”.

Рисунок 2 — Подраздел “Электронные путевые листы”

В выбранной подсистеме у пользователей с ролью “Администратор”, “Менеджер автопарка” или “Диспетчер” есть доступ к кнопкам “Добавить электронный путевой лист”, “Настройки”, “Экспорт” и “Фильтры” (см. рисунок 3).

Рисунок 3 — Кнопки управления

Пользователям с ролью “Механик”, “Главный механик”, “Водитель”, “Машинист”, “Подписант”, “Операционист” доступны кнопки “Экспорт” и “Фильтры” (см. рисунок 4). Для остальных пользовательских ролей данные опции заблокированы.

Рисунок 4 — Кнопки управления

Для остальных пользовательских ролей данные опции заблокированы.

Добавить электронный путевой лист: кнопка для добавления нового электронного путевого листа (ЭПЛ).

Фильтры: кнопка для применения фильтров к списку ЭПЛ.

Поисковая строка: поиска путевых листов по номеру путевого листа, марке ТС/оборудования, модели ТС/оборудования, госномеру ТС, инвентарному/серийному номеру оборудования.

Подключение подписей

Для начала юридические лица и ИП должны получить УКЭП в удостоверяющем центре ФНС России. Сертификат должен быть установлен на безопасное хранилище (например, токен (Рутокен), USB-ключ). Для физлиц необходимо получить УНЭП. Для подписания использовать криптопровайдер КриптоПро. Система интегрирована с оператором электронного документооборота “Астрал”, подключенный к ГИС ЭПД.

После этого в системе Автопарк требуется передать первичные данные пользователя в Астрал. Для этого загрузите сертификат подписи в разделе “Сотрудники” на вкладке “ЭПЛ” (см. рисунок 5).

Рисунок 5 — Профиль вкладка “ЭПЛ”

Заполняем данные о пользователе, чтобы отправить их Астралу, личные данные сотрудника система не хранит. Подпись можно зарегистрировать как физическим и юридическим лицам, так и индивидуальным предпринимателям (ИП) (см. рисунок 6).

Рисунок 6 — Отправка данных

Поле регистрации пользователя в Астрале, в профиле появиться сообщение, что регистрация прошла успешно или же нет и необходимо исправить отправляемые данные (см. рисунок 7).

Рисунок 7 — Успешная отправка данных

Добавление электронного путевого листа

Для создания нового ЭПЛ, нажмите на кнопку “Добавить электронный путевой лист” в левом верхнем углу веб-страницы, используя одну из следующих пользовательских ролей: “Администратор”, “Менеджер автопарка” или “Диспетчер” (см. рисунок 8).

Рисунок 8 — Добавление электронного путевого листа

Электронный путевой состоит из нескольких титулов:

• Общие сведения (Титул 1) – сведения о ТС, водителе, маршруте и т.д. Заполняется диспетчером;
• Предрейсовый медосмотр (Титул 2) – сведения о прохождении предрейсового медицинского осмотра водителем. Заполняется медработником;
• Предрейсовый осмотр техники (Титул 3) – сведения о прохождении технического осмотра ТС. Заполняется механиком;
• Предрейсовые показатели датчиков (Титул 4) – показания одометра до выезда из гаража. Заполняется механиком;
• Послерейсовые показания датчиков (Титул 5) – показания одометра после рейса. Заполняется механиком;
• Послерейсовый медосмотр (Титул 6) – сведения о прохождении послерейсового медицинского осмотра водителем. Заполняется медработником.

При заполнении “Общие сведения” обязательно заполните поля, отмеченные звездочкой (см. рисунок 9). После завершения заполнения нажмите кнопку “Создать”.

Рисунок 9 — Заполнение “Общие сведения”

После сохранения необходимо подписать раздел “Общие сведения”, выбрав сертификат пользователя, создавшего ЭПЛ, и нажав кнопку “Подписать” (см. рисунок 10).

Рисунок 10 — Подписание “Общие сведения”

Система сообщит об успешном подписании электронного путевого листа в статусе “Ожидает прохождение медосмотра и техосмотра” (см. рисунок 11).

Рисунок 11 — Электронный путевой лист успешно добавлен

В зависимости от количества водителей, указанного в “Общие сведения”, в “Предрейсовый медосмотр” автоматически формируется соответствующее число блоков, которые медработник должен заполнить для каждого водителя с отметкой об успешности (допущен или не допущен) прохождения предрейсового медицинского осмотра. Внесение данных медработником представлено на рисунке 12.

Рисунок 12 — Заполнение “Предрейсовый медосмотр”

После заполнения нажмите на кнопку “Сохранить” (см. рисунок 13).

Рисунок 13 — Заполнение “Предрейсовый медосмотр”

После сохранения необходимо подписать раздел “Предрейсовый медосмотр”, выбрав сертификат пользователя и нажав кнопку “Подписать и перейти к следующему” (см. рисунок 14 и 15).

Рисунок 14 — Подписание “Предрейсовый медосмотр” водителя 1

Рисунок 15 — Подписание “Предрейсовый медосмотр” водителя 2

Осмотр ТС выполняет механик, назначенный в “Предрейсовый осмотр техники” ответственным за выпуск. Если осмотр не был проведен, система отобразит соответствующее уведомление в разделе “Предрейсовый осмотр техники” (см. рисунок. 16).

Рисунок 16 — Не пройденный осмотр в “Предрейсовый осмотр техники”

Можно перейти к задаче на проведение осмотра по кнопке “Пройти осмотр”, как представлено на рисунке ниже (см. рисунок 17).

Рисунок 17 — Кнопка “Пройти осмотр”

После прохождения осмотра механиком в Титуле 3 будет соответствующий статус. Также нужно указать допущено ТС на рейс или нет и нажать на кнопку “Сохранить” (см. рисунок 18).

Рисунок 18 — ТС допущено на рейс

После сохранения необходимо подписать раздел “Предрейсовый осмотр техники”, выбрав сертификат пользователя и нажав кнопку “Подписать” (см. рисунок 19).

Рисунок 19 — Подписание “Предрейсовый осмотр техники”

После прохождения “Предрейсовый осмотр техники” механик, ответственный за снятие показаний, заполняет “Предрейсовый показатели датчиков” (см. рисунок 20).

Рисунок 20 — Заполнение “Предрейсовые показания датчиков”

И нажимает на кнопку “Начать рейс” (см. рисунок 21).

Рисунок 21 — Сохранение “Предрейсовые показания датчиков”

После сохранения необходимо подписать раздел “Предрейсовые показатели датчиков”, выбрав сертификат пользователя и нажав кнопку “Подписать” (см. рисунок 22).

Рисунок 22 — Подписание “Предрейсовые показания датчиков”

Пользователю необходимо запросить Qr-код нажав на кнопку на рисунке 23 и 24.

Рисунок 23 — Получение qr-кода

Рисунок 24 — Получение qr-кода

Обратите внимание, что порядок заполнения Титулов 2, 3 и 4 может быть любым. После завершения рейса механику, ответственному за выпуск, нужно заполнить “Послерейсовые показания датчиков” и нажать на кнопку “Сохранить” (см. рисунок 25).

Рисунок 25 — Сохранение “Послерейсовые показания датчиков”

После сохранения необходимо подписать раздел “Послерейсовые показатели датчиков”, выбрав сертификат пользователя и нажав кнопку “Подписать” (см. рисунок 26).

Рисунок 26 — Подписание “Послерейсовые показатели датчиков”

Если было указано, что необходим послерейсовый медицинский осмотр, то после заполнения “Послерейсовые показатели датчиков”, ответственный медработник должен заполнить “Послерейсовый медосмотр” (см. рисунок 27). Подписываем также как и предрейсовый осмотр.

Рисунок 27 — Заполнение “Послерейсовый медосмотр”

Данный раздел полностью описан, для более детального понимания следует ознакомится и с другими пользовательскими инструкциями данной системы.

Требования ПО

Требования квалификации персонала

Для работы с ПО рекомендуется наличие базовых навыков работы с компьютером и веб-браузером. Пользователи должны быть обучены работе с подсистемой управления транспортными средствами.

Требования к АРМ

Для обеспечения стабильной и эффективной работы программного обеспечения “Автопарк” версия 1.1, автоматизированное рабочее место (АРМ) должно соответствовать следующим минимальным требованиям:

Технические требования к АРМ:

• Процессор: Двухъядерный процессор с тактовой частотой не менее 2.0 ГГц.;
• Оперативная память: не менее 4 ГБ;
• Место на жестком диске: не менее 10 ГБ;
• Операционная система: Windows 10 или выше (64-разрядная версия) с установленными последними обновлениями, Linux или macOS: Версия 10.15 (Catalina) или выше;
• Графический адаптер: Интегрированная графика с поддержкой разрешения 1280x1024 и 32-битного цвета;
• Устройства ввода: клавиатура, компьютерная мышь.